Política de tratamiento de datos

1. Introducción.

Appriori Seguros AW Limitada, en adelante APPRIORI, sociedad comercial, legalmente constituida de conformidad con las leyes colombianas y responsable del Tratamiento de Datos Personales, por medio de la presente escrito adopta la Política de Tratamiento de Información Personal.

2. Objetivo.

La Política de Tratamiento de la Información Personal – PTDP que aquí se enuncia tiene como propósito establecer los lineamientos generales para la recolección, almacenamiento, uso, supresión y protección de los datos de carácter personal registrados en cualquier base de datos que posea APPRIORI, en virtud del desarrollo de sus actividades, bien sea como responsable del tratamiento o encargado de este. Dentro de los derechos fundamentales que establece la Constitución Política de Colombia, en su artículo 15, se consagra el derecho que tienen todas las personas a la intimidad, al buen nombre y al hábeas data, los cuales también se buscan proteger a través de la presente política. La Ley Estatutaria 1581 de 2012 como marco normativo principal en la protección de datos personales establece las condiciones mínimas que se deben observar para efectuar un tratamiento adecuado de datos personales por parte de los responsables del tratamiento, entre los requisitos se encuentra la creación y disposición de una política, requisito que se cumple con este documento. APPRIORI, en su calidad de responsable del tratamiento de información personal se encuentra comprometido con el cumplimiento de la normatividad referida y, en consecuencia, promoverá el respeto de los principios y normas sobre protección de datos personales.

3. Identificaciónd Responsable (Datos Generales).

Razón social: Appriori Seguros AW Limitada Sigla: APPRIORI Número de identificación tributaria: 900.773.814-1 Dirección: Calle 62 # 17A-86 Barrio La Ceiba Municipio: Bucaramanga – Santander Correo electrónico: gerencia@appriori.co Sitio web: https://appriori.co/

4. Definiciones.

Para facilitar el entendimiento de esta Política de Tratamiento de la Información Personal se definen los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades y alcance del tratamiento que se le pretende otorgar a los datos personales.
Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.
Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato público: Es el dato que no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, este tipo de datos puede ser accedido por cualquiera que los quiera consultar, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses, garantías, derechos u oposición de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
Titulares de la información: Toda persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de APPRIORI.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que individualmente o en asocio con otros, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la finalidad de la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que se realiza sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
Oficial de protección de datos: Persona(s) que ha(n) sido designada(s) internamente por APPRIORI para ejercer de manera formal la función de coordinar y controlar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares formulen.
Reclamo: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).
Transmisión: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

5. Deberes de Appriori Seguros AW Limitada, Sigla: Appriori como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

APPRIORI en cumplimiento de los principios y lineamientos legales para el tratamiento de datos personales, informa a los titulares y terceros interesados que durante el tratamiento de los datos personales se dará cumplimiento a los deberes reglamentados en el artículo 17 de la Ley 1581 de2012, entre los que se encuentran:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo.

APPRIORI, se compromete a dar el tratamiento adecuado a todos los datos personales que sean facilitados y a su vez sean incorporados en nuestras bases de datos y archivados con las finalidades específicas para lo cual les fueron entregados; lo anterior conforme los principios y directrices contenidas en la Ley Estatutaria para la Protección de Datos Personales (Ley 1581 de 2012) y sus Decretos reglamentarios. APPRIORI, realizará tratamiento de datos de las siguientes categorías:

Datos públicos: Como por ejemplo el nombre, número de cédula, información de su estado civil y registro civil, profesión u oficio, entre otros.
Datos semiprivados: Información de contenido socioeconómico.
Datos privados: Datos de contacto como el número de teléfono o celular, dirección física y de correo electrónico, historia laboral, entre otros.
Datos sensibles: Datos biométricos como la huella, la imagen o fotografías, entre otros.

Lo mencionado al respecto, no podrá entenderse como limitación en el tratamiento de la información por parte de APPRIORI, por lo tanto, podrá solicitar información adicional según la naturaleza particular de su objeto social. Estos datos podrán ser suministrados por parte del titular de manera libre y voluntaria. Los Datos Personales señalados serán tratados conforme a las finalidades señaladas a continuación:

Administrar los datos personales de los trabajadores y colaboradores que registren su hoja de vida en https://appriori.co/
Crear los datos de usuario para clientes, trabajadores y colaboradores, para el registro e ingreso a la plataforma https://appriori.co/
Generar la hoja de vida de los trabajadores y colaboradores registrados.
Suministrar a APPRIORI y demás aliados y socios comerciales los perfiles del talento humano requerido por estos para ejecutar las actividades propias de su objeto social.
Adelantar el proceso de selección, entrevista, evaluación de perfil y cualquier otra actividad tendiente a determinar la idoneidad de los aspirantes para ser trabajadores o colaboradores.
Verificar y contactar los datos de referencia aportados en la hoja de vida por los aspirantes.
Llevar a cabo los distintos procesos requeridos para la participación en contratos colectivos laborales y/o prestación de servicios con los socios y aliados comerciales de
Generar estudios tendientes a mejorar las condiciones de administración de las hojas de vida suministradas a la plataforma.
Contratar pólizas de seguro en beneficio de los diferentes trabajadores y colaboradores.
Suministrar información que respalde procesos de licitación de los distintos sectores económicos.
Realizar el pago de compensaciones y demás beneficios reconocidos, adelantar procesos disciplinarios y afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, en virtud de los contratos de trabajo y colectivos laborales celebrados.
Generar los pagos o abonos en cuenta de los trabajadores y contratistas.
Generar las certificaciones de ejecución de actividades a favor de los trabajadores y contratistas.
Generar las facturas electrónicas a quienes corresponda según la legislación.
Adelantar trámites de carnetización.
Aplicar los descuentos de las compensaciones por concepto de deudas acreditadas por los trabajadores o contratistas por orden judicial o administrativa.
Realizar los descuentos autorizados por libranzas y/o alianzas comerciales.
Contabilizar la salida e ingresos de activos de
Realizar los pagos a contratistas y proveedores.
Facilitar el acceso a trabajadores y sus familiares a los beneficios del programa de bienestar.
Guardar registro y publicar en la página y cuentas de redes sociales oficiales los eventos realizados por APPRIORI y sus socios y aliados comerciales.
Diseñar los Sistemas de Vigilancia Epidemiológico, programas de Promoción y Prevención, sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y Programa de Higiene y Seguridad Industrial.
Dar respuesta a las solicitudes (PQRS) presentadas por los trabajadores y contratistas.
Controlar los ingresos y las salidas de los trabajadores a las instalaciones físicas de
Llevar registro y control del cumplimiento de horario de los trabajadores de
Mantener la seguridad de las instalaciones físicas, de los trabajadores, visitantes y demás personas que ingresan a
Gestionar, administrar y custodiar el archivo general de APPRIORI.
Realizar el proceso de selección de proveedores de insumos y demás para APPRIORI.
Suministrar información que respalde procesos de estudio de créditos con empresas aliadas, previa solicitud de estudio realizada por el trabajador.
Realizar las convocatorias de las asambleas ordinarias y extraordinarias, de conformidad con lo previsto estatutariamente.
Remitir circulares, memorandos, cartas, avisos, publicidad y cualquier otra información oficial generada por
Suministrar información a los diferentes aliados con los que APPRIORI establezca acuerdos comerciales, para recibir información sobre los beneficios a los cuales tiene derecho
Suministrar información a los aliados comerciales para acreditar su condición de afiliado y gozar de los beneficios obtenidos.
Ofrecimiento, celebración, ejecución, gestión de contratos de seguros, intermediación de seguros, servicios de consultoría en riesgos y licitaciones.
Transferencia y transmisión de datos personales para la celebración y/o renovación de contratos de seguros. En este caso APPRIORI tomará las medidas necesarias para que los receptores de los datos cumplan con la política de tratamiento de datos de
Control y prevención del fraude, el lavado de activos y financiación del terrorismo.
Elaboración de estudios técnico actuariales, estadísticas y de técnica aseguradora.
Elaboración de reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de los contratos de seguros celebrados.
Desarrollar actividades comerciales, de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, programas de fidelización de clientes, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, empresas vinculadas o Aliados.
Almacenamiento custodia y manejo de la información señalada anteriormente en Software propios y de firmas externas.
Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios online.
Llenado de solicitudes de suscripción de formatos para capacitación, servicios online o bien para facilitar información relacionada con los servicios que ofrece APPRIORI.
Hacer más sencillo el uso del Sitio Web.
Adaptar el contenido más relevante de acuerdo con las preferencias de los usuarios del Sitio Web.
Informar las noticias importantes concernientes a APPRIORI.
Informar sobre los productos o servicios, actualizaciones de productos, eventos y eventos especiales.
Promocionar productos y servicios en nuestra del Sitio Web.
Velar por la seguridad e integridad de nuestra del Sitio Web.
Como parte de un proceso continuo de venta.
Facilitar el soporte técnico o consultoría respecto de algún producto.
Formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de nuestros productos.
Formar parte de medios automatizados como protocolos de comunicación.
En general para todo tipo de actividad relacionada con el desarrollo del objeto social de la organización.
Derechos de los Titulares de los Datos Personales.

Sin perjuicio de lo anterior, se entiende por aceptada cualquier otra finalidad en el tratamiento de la información, siempre que permita desarrollar las funciones propias de APPRIORI, que en todo caso serán armónicas y respetuosas de la legislación vigente.

7. Derechos de los Titulares de la Información.

Los derechos de los titulares de la información contenida en las bases de datos serán respetados y garantizados por APPRIORI, de acuerdo a lo establecido el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, sentido en el cual se refiere que los derechos de los titulares son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

8. Tratamiento de Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 7° de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y que cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

De acuerdo a ello, APPRIORI, realizará tratamiento de los Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, procurando el uso adecuado de los mismos. Para este fin aplicará los principios y obligaciones establecidos antes mencionados y demás establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

9. Medios de Atención a Consultas y Reclamos

Para dar cumplimiento a lo preceptuado por la norma general de tratamiento de datos personales, APPRIORI ha dispuesto los siguientes canales, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio de sus derechos: 9.1. Atención Vía Web: La atención al titular del dato vía correo electrónico para consultas y reclamos será a través de la página https://appriori.co/

10. Procedimiento de Consulta.

Los titulares de datos personales o sus causahabientes, representantes legales podrán solicitar la consulta de sus datos personales en los canales descritos en el numeral anterior. Por lo tanto, APPRIORI, suministrará toda la información que trate, que sea requerida por el consultante o que esté vinculada con la identificación del titular. Las consultas por correo electrónico o en medio físico, deberán contener como mínimo:

Identificación completa del titular.
Información que lo acredite como titular y permitan validar la veracidad de la identidad.

Los datos personales que quieren ser consultados.

Dirección.
Correo electrónico.
Número telefónico.

En caso de ser causahabientes anexar el respectivo documento que lo demuestre.

La consulta será atendida por APPRIORI, en el término máximo legal contado a partir de la fecha de recibo por medio electrónico o en físico. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término APPRIORI informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalará la fecha en que se atenderá su solicitud en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

11. Procedimiento de Reclamo.

Cuando el titular, el representante legal o causahabiente considere que la información contenida en nuestra Base de Datos deba ser objeto de actualización, rectificación, supresión o revocación de autorización, podrá presentar reclamo a los canales de atención dispuesto para tal fin en el numeral anterior. Este reclamo deberá contener como mínimo:

Identificación del Titular (Nombre completo, numero de cedula).
Información que lo acredite como titular y permitan validar la veracidad de la identidad.

descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

Dirección del domicilio.
Correo electrónico
Número telefónico de contacto

Anexar los documentos que acrediten el objeto de petición.

Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. APPRIORI, podrá prorrogar este término en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al tiempo mencionado. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. Se les informa a los titulares de datos personales que la supresión o revocatoria de autorización de tratamiento de datos no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de APPRIORI.

12. Captura de Imágenes por Cámaras de Videovigilancia.

APPRIORI, podrá utilizar diversos medios de video vigilancia en diferentes sitios internos y externos de sus instalaciones físicas. Por ese motivo, se informa la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia que contendrán como mínimo la información sobre el responsable del tratamiento y sus datos de contacto, la finalidad del tratamiento y los derechos del titular, así como el sitio de consulta de la política de tratamiento de la información. Dichos anuncios serán ubicados de manera estratégica para su fácil identificación. El sistema es utilizado para velar por la seguridad de las instalaciones y las personas. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante autoridades administrativas o judiciales con sujeción y cumplimiento de las normas aplicables. El sistema de video vigilancia no inspecciona áreas en la que la intimidad del titular prime.

13. Vigencia de la Base de Datos.

APPRIORI, sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los Datos Personales de los Titulares, durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida las finalidades del Tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, APPRIORI, deberá proceder a la supresión de los Datos Personales en su posesión.

14. Medidas de Seguridad de la Información.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, APPRIORI, implementara las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros de bases de datos, mediante los cuales se evitara su adulteración, perdida, consulta inadecuada, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

15. Vigencia de la Política de Tratamiento de Información.

Esta Política de Tratamiento de Datos desarrollada por APPRIORI, inicia su vigencia desde el mes de octubre de dos mil veintiuno (2021), y su vigencia será indeterminada.

16. Cambios y Modificaciones.

Los cambios y modificaciones de orden sustancial que se incorporen con posterioridad a la entrada en vigor de la presente política serán comunicados al titular con quince (15) días de anticipación a la implementación de las mencionadas modificaciones. La notificación sobre sobre el asunto mencionado se efectuarán por los medios de comunicación idónea, como es la página web de APPRIORI.